Guide til Ekstern Kontaktperson
Alle medarbejdere skal oprettes på Heartlandcrew.dk for at modtage deres adgangsgivende check-in kort til festivalen.
Det er vigtigt at vi kender navn på jeres medarbejdere, da det skal sammenlignes med deres legitimation ved armbåndsudlevering.
Som Ekstern Kontaktperson godkender du på vegne af dine medarbejdere vores håndtering af persondata samt kriterier for udlevering af armbånd. Læs dem her:
Din primære kontaktperson på Heartland er vedkommende, der har sendt dig link til denne side.
Skulle der opstå situationer, hvor de ikke kan hjælpe dig, er du velkommen til at kontakte guestlist@heartlandfestival.dk
Sådan administrerer du jeres akkreditering på Heartland 2024
1. Opret din egen bruger:
- Opret din bruger på HEAP via det invitationslink du får tilsendt af din kontaktperson.
- I tilmeldingen skal du godkende vilkår for Persondata Håndtering og Kriterier for udleverings af armbånd på vegne af dine medarbejdere.
- Husk at bekræfte din endelige tilmelding ved at klikke på knappen Bekræft.
- Send derefter en mail til din Heartland kontakt person som skal gøre dig til holdleder.
Når din kontaktperson bekræfter at du er gjort til holdleder, kan du nu fortsætte:
2. Opret dine medarbejdere:
- I venstre kolonne skal du klikke på Hold.
- Vælg Hold igen.
- Klik på holdet, hvor efter du kommer ind på hold forsiden.
- Klik på ”Opret Person” øverst til højre på siden.
- Du vil blive mødt af en pop-up der beder om brugertype. Her skal du kun vælge “medarbejder”.
- Udfyld information på den medarbejder, du vil tilføje til dit hold.
- OBS: Det er vigtigt, at du ikke gør din medarbejder til passiv bruger. De vil ikke kunne tilgå deres informationer, eller modtager vigtige oplysninger.
- Klik på ”Opret person”. Din medarbejder vil nu fremgå på hold forsiden, under ”Personer”.
- Fortsæt indtil alle medarbejdere er oprettet.
- Er antallet ikke korrekt, skal du kontakte til Heartland Kontaktperson.
3. Vagtplaner (kun til stadeholdere)
Du kan oprette vagtplaner i HEAP, så du selv kan tildele dine medarbejdere deres vagter, og de kan logge ind, og se deres vagter.
- Gå ind på hold forsiden, for det hold, du ønsker at oprette en vagtplan for.
- Klik på ”Tilføj Vagtplan” øverst på forsiden
- Her skal du blot give vagtplanen et navn. Vælg ”Slå vagtvalg/tilbud fra”, for selv at tildele medarbejderne deres vagter. Ved at vælge ”Tillad direkte vagt-valg” kan dine medarbejdede selv gå ind, og vælge deres vagter (først til mølle).
- Klik på ”Opret Schedule”
Vagtplanen vil nu fremgå på hold forsiden under Vagtplaner.
- Klik på ”Rediger Vagtplan”
- Klik på den dato i kalenderen, du ønsker at oprette en vagt på.
- Giv vagten et navn.
- Sæt det ønskede max. antal medarbejdere du ønsker på vagten.
- Angiv et mødested.
- Angiv starttidspunkt og sluttidspunkt.
Ved at trykke ”Tilføj vagt” beholder HEAP dine angivende informationer, men tilføjer endnu en boks, hvor du kan rette dato og tidspunkt. Du kan dermed oprette samme type vagt, på flere dage og tidspunkter.
For at tilføje medarbejdere trækker du blot deres navn fra venstre side af skærmen, over på den vagt, du ønsker at de tager.