Regler & Vilkår – Forening

Formålet med Heartlands Regler og Vilkår er at skabe en fælles forståelse af frivillighed på Heartland Festival.

Reglerne beskriver de retningslinjer vi forventer alle Heartlands frivillige efterlever. Regler og Vilkår skal godkendes, før at man kan tilmelde sig som Heartworker. Dokumentet er altid tilgængeligt på Heartlandcrew.dk samt på Heartlandfestival.dk/frivillig

Vores regler understøtter de almindelige regler for god opførsel i samfundet. Derudover henviser vi også til at man altid efterkommer henvisninger fra sikkerhedspersonalet – de er der for at passe på os alle sammen og sikre, at vi alle får en fantastisk oplevelse på Heartland.

Såfremt vores Regler & Vilkår, samt almindelige etiske regler, overskrides eller misligholdes, forbeholder vi os retten til at klippe/blokere dit armbånd, udelukke dig og/eller sende dig et overtrædelsesgebyr på kr. 3340 (partout billet + 500)

Alder

Man skal være født 18 år på dagen for sin første vagt.

Der kan dog være undtagelser, hvor Heartland har indgået en specialaftale med den pågældende forening om andre alderskrav. I dette tilfælde er foreningen ansvarlig for at aflevere en komplet liste over Forenings Heartworkers under 18 år. Listen skal indeholde navn, alder, telefonnummer og info på kontaktperson for den mindreårige. Der gælder derudover særlige regler for arbejdsopgaver, arbejdstid og holdstørrelser, når det er Forenings Heartworkers under 18 år. Det er foreningen der har ansvaret for at sikre de rigtige rammer i samarbejde med Heartland, som følger af vores ’Guideline til arbejde for personer under 18 år’.

Det gælder stadig at Forenings Heartworkers under 18 år skal tilmeldes i systemet på foreningens hold.

Indsatstimer og vagter

En Forenings Heartworker skal som minimun arbejde 12 timer for at modtage et adgangsarmbånd til festivalen. Vagterne er aftalt mellem Heartland og Foreningskoordinatoren på forhånd.

Tilmelding

Som Forenings Heartworker er foreningen på forhånd tilmeldt en konkret opgave.

Tilmelding skal ske via et bestemt link, som Forenings Koordinatoren sender til de Forenings Heartworkers.

Der kan opstå situationer, hvor Heartworker Office har behov for hjælp andre steder end det oprindelige hold. Derfor er det på dagen af ens vagt muligt at blive rykket til andre opgaver. Det vil altid ske i samarbejde med Forenings Koordinatoren

Adgang

Alle Forenings Heartworkers modtager adgang til festivalen.

Hvis man du forbindelse med sit arbejde skal bruge adgang til bagområder tildeles personlligt. Det er på ingen måder tilladt at befinde sig på bagområder, hvis det ikke er i forbindelse med en arbejdsopgave.

Forenings Heartworkers kan få adgang til campingpladsen med rabat.

Normalpris: 270 kr

Forenings Heartworker pris: 100 kr

Foreningen beslutter om omkostningen ligger hos foreningen eller ved Forenings Heartworkeren selv. Det er Forenings Koordiantorens ansvar at formidle denne info videre til holdet.

Ved egen betaling sker dette ved udlevering af armbånd. Det er vigtigt at tilvælge camping i tilmeldingsflowet. Det er muligt at ændre løbende frem til kl.12 d.30 april 2025.

Kontakt

Heartland har efter tilmelding mulighed for at kontakte Heartworkers via mail, telefonopkald, SMS og på Heartlandcrew.dk

Fremmøde og vagtstart

Det er ikke tilladt at udeblive fra en vagt.

Du skal være helt klar til sin vagt på det tidspunkt vagten starter. Det er dit ansvar at sørge for at du møder ind tidsnok til at finde check in, få det rigtige udstyr på, fylde drikkedunk mm. Kommer du for sent til en vagt forbeholder Heartland sig retten til at tildele dig en anden vagt. Heartland forventer derfor at du er på pladsen 30 minutter før vagtstart.

Er du forsinket til sin vagt skal du melde det til Heartworker Office hurtigst muligt. Telefonnummeret hertil sendes ud inden festivalen.

Afmelding

Er du tilmeldt som Forenings Heartworker, men bliver forhindret i at deltage skal du melde det til Forenings Koordinatoren med det samme. Sammen med foreningen bærer du ansvaret for at finde ersatningen til den tildelte vagt.

Er det ikke muligt bærer du sammen med foreningen den økonomiske omkostning, der er forbundet med den mistet arbejdskraft.

Indtil kl. 12.00 d. 14. maj 2025

Indtil kl. 12.00 d. 14. maj 2025 har du mulighed for frit at melde fra.

Afmelding sker ved at sende en mail til afmelding@heartlandfestival.dk med følgende:

Emnefelt: Afmelding Heartland (Navn).
Navn:
Mail:
Hold:
(Valgfrit) Årsag til afmelding

Efter kl. 12.00 d. 14. maj 2025

Efter kl. 12.00 d. 14. maj 2025 vil afmelding som udgangspunkt medføre et gebyr på 500 kr, der dækker den tabte arbejdskraft. Gebyret fjernes selvfølgelig, hvis der kan fremvises gyldig årsag.

Gyldig årsag for afmelding:

Sygdom/skade, her påkræves en Lægeerklæring.
Dødsfald eller alvorlig sygdom i nærmeste omgangskreds
Force Majeure

Er du i tvivl om du har gyldig grund, kan du skrive til afmelding@heartlandfestival.dk som vil vende tilbage med hvorvidt kravene for gyldig grund er opfyldt. Eksamen og almindeligt arbejde er ikke gyldig grund for afmeldelse. Fremskaffelse af lægeerklæringen skal ske for egen regning.

Afmelding sker ved at sende en mail til afmelding@heartlandfestival.dk med følgende:

Emnefelt: Afmelding Heartland(Navn).
Navn:
Mail:
Hold:
Årsag til afmelding:

Mindre end 48 timer før til din vagt

Afmeldingen mindre end 48 timer før til din vagt starter vil som udgangspunkt medføre et gebyr på 500 kr, der dækker den tabte arbejdskraft + 2840 kr, der er prisen for en partout billet. Gebyret fjernes selvfølgelig, hvis der kan fremvises gyldig årsag.

Gyldig årsag for afmelding:

Sygdom/skade, her påkræves en Lægeerklæring.
Dødsfald eller alvorlig sygdom i nærmeste omgangskreds
Force Majeure

Afmelding sker ved at sende en mail til afmelding@heartlandfestival.dk med følgende:

Emnefelt: Afmelding Heartland(Navn).
Navn:
Mail:
Hold:
Årsag til afmelding:

Under vagt

Bliver du nød til at afmelde dig under din vagt skal du hurtigst muligt henvende dig til Frivilligkontoret i Heartworker Area. De vil notere dit fravær, og hvis fraværet er pga. en skade vil du bedt om enten henvende dig til first-aid på pladsen eller kontakte egen læge og få din lægeerklæring.

Gebyret er som udgangspunkt 500 kr, der dækker den tabte arbejdskraft + 2840 kr, der er prisen for en partout billet. Gebyret fjernes selvfølgelig, hvis der kan fremvises gyldig årsag.

Gyldig årsag for afmelding:

Sygdom/skade, her påkræves en Lægeerklæring eller udtalelse fra Heartlands samaritter.
Dødsfald eller alvorlig sygdom i nærmeste omgangskreds
Force Majeure

Værdigenstande og forsikring

Det er til enhver tid på eget ansvar at medbringe værdigenstande på Heartland.

I forbindelse med arbejde på festivalen er alle Heartworkers forsikret via Heartlands lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Denne dækker personskader, men ikke private genstande. Tager man eksempelvis en computer eller mobil med på Heartland er det på eget ansvar.

Presse og artister

Det er ikke er tilladt at medbringe båndoptagere, videokamera, spejlreflekskameraer, samt professionelt fotoudstyr uden forudgående tilladelse. Dog kan små digitale

Videokameraer (lommestørrelse) og mobiltelefoner medbringes.

Det er forbudt at tage billeder af artister, bede om en autograf eller på anden måde kontakte dem. Det er vigtigt at man respekter artisternes privatliv.

Alt officielt kommunikation med pressen, skal foregå gennem ledelsen. Derfor må du som Heartworker ikke udtale sig til pressen om eller på vegne af Heartland Festival.

Arbejdsmiljø

Heartland forventer at vores Heartworkers arbejder i overensstemmelse med gældende Arbejdsmiljølovgivning.

Heartworkers er til enhvertid forpligtet til at følge angivet retningslinjer for ansvendelse af værnemidler og udførelse af det korrekte arbejdsmiljø gældende for opgaven.

Derfor forventes det også at du som Heartworkers gør opmærksom på fysisk som psykisk uhensigtsmæssigt arbejdsmiljø til din frivilligkoordinator, holdleder eller Heartworker Office, hvis du er vidende til at det finder sted.

Euforiserende stoffer, alkohol og grænseoverskridende adfærd

Al brug af- og handel med euforiserende stoffer er forbudt. Oplever du brug eller handel skal du hurtigst muligt kontakte sikkerhedspersonalet på pladsen.

Det er ikke tilladt at møde beruset ind på vagt.

Det er ikke tilladt at drikke alkohol under vagt.

Det er ikke tilladt at forære noget væk fra en bod, en bar eller andre steder på Heartland.

Gratis udskænkning eller udlevering af mad og drikkevarer, vil blive opfattet som tyveri.

Udover vand, er det ikke at medbringe egne drikkevarer på festivalspladsen.

Det er tilladt at medbringe egen drikkedunk, som man kan fylde op.

Alt vold, slagsmål, trusler, hærværk og krænkelser ikke er acceptabelt på Heartland. Heartland gør meget for at sikre, at alle gæster har en tryg og sikker festival. Ved overtrædelse af disse hændelser, vil det medføre bortvisning og inddragelse af armbånd. Oplever du grænseoverskridende adværd skal du hurtigst muligt kontakte sikkerhedspersonalet på pladsen, der vil sørge for at sagen håndteres.

Generel opførsel

Heartland tolererer og accepterer ikke diskrimination på baggrund af køn, race, religion eller seksuel orientering, samt voldelig adfærd eller verbal chikane.

På Heartland og hos Live Nation skal alle være glade for at gå på arbejde. Vi har et miljø, hvor vi frit kan sige vores mening og tale om vores grænser. Vi værner om en arbejdsplads, hvor det altid er ok at sige fra på både egne og fællesskabets vegne.

Hvis der alligevel opstår situationer, hvor du føler dig utryg, dine grænser bliver overtrådt eller du oplever andre ubehagelige hændelser, er det allervigtigste, at du taler med nogen om det. Fx

Tal med din Heartworker Koordinator, er det ikke muligt så ræk ud til en kollega eller kontakt Heartworker office.
Er sagen af grovere karakter bør den indberettes til Live Nations HR. Indberetningens procedure sker i samarbejde med din Koordinator og/eller Heartworker Office.

Vi glæder os til at se dig på Heartland 2025